Adjointe administrative ou adjoint administratif aux Travaux publics

Responsabilités

• Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités, donne les informations pertinentes ou les réfère aux personnes concernées ou au service concerné;
• Reçoit le courrier du service, sélectionne les documents selon leur importance et en effectue la distribution selon les directives reçues;
• Gère les demandes entrées par la réception dans le logiciel de requêtes et les distribue au bon département. Au besoin, crée de nouvelles requêtes dans le logiciel. 
• Gère les factures du département en les codifiant. Vérifie les bons de livraison et les bons d’achats et les associes aux factures. Distribue les factures pour approbations finales
• Effectue les corrections, la relecture de textes et la mise en page de divers documents incluant : lettres, devis, analyses de soumissions, tableaux, communiqués, avis publics, notes de service, etc.; 
• Participe et tient à jour les inventaires et contrôles de matériel, d'équipements, pièces de rechange du service des travaux publics; 
• Supporte le directeur général adjoint avec la préparation de cahiers des charges, de devis techniques, d'estimés budgétaires et de rapports d'analyse requis;
• Complète des rapports, listes, statistiques, effectue des recherches au besoin;
• Élabore et tient à jour des dossiers, des systèmes de classement, des registres, des échéanciers, des fichiers, des répertoires. Entreprend les démarches ou les recherches pour compléter les données relatives à ces dossiers et en assure le suivi;
• Prépare, compile, complète et dresse des listes, tableaux, statistiques et exécute les calculs qui s’imposent;
• Reçoit les demandes des citoyens pour les matières résiduelles et assure le suivi des plaintes avec l’entrepreneur lorsque requis.
• Prête assistance et collabore à la gestion des plaintes et maintient de bonnes relations entre les citoyens et les diverses composantes du service;
• Collabore avec les autres membres de l’équipe afin d’assurer le bon fonctionnement des services;
• Recueille hebdomadairement les feuilles de temps des salariés, les valide et les transmet au contremaître pour autorisation;
• Effectue les entrées de données et transmissions de rapports aux instances gouvernementales dans les dossiers du service;
• Coordonne les agendas de ses supérieurs immédiats;
• Participe à l’optimisation des processus de travail;
• Participe aux réunions du service, lorsque requis
• Accomplit tout autre mandat à la demande de son supérieur immédiat.

Qualifications 

Détenir un D.E.C. en bureautique ou autre formation pertinente;

Minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;

Excellente maîtrise de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;

Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, plus spécifiquement Outlook, Word et Excel.

Habiletés et aptitudes

• Excellent sens de l’organisation et de la planification;
• Polyvalence et flexibilité;
• Orientation sur le service aux citoyens et les résultats;
• Sens de la courtoisie;
• Discrétion;
• Éthique professionnelle irréprochable.

Horaire de travail

• Remplacement d’un congé de maternité d’une durée de +/- 12 mois (août 2025 à août 2026)
• Un horaire de travail de 35 heures par semaine, réparti sur 4,5 jours
• Un environnement de travail dynamique et collaboratif
• Entrée en poste souhaitée le 4 août 2025

Pour faire partie de l’équipe, postulez dès maintenant par courriel à rh@lacbrome.ca, et ce, avant le 27 mai 2025.

Nous remercions tous les postulants, cependant, seuls les candidats retenus seront contactés. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.